Документооборот с помощью ИИ

Сотрудник проверяет, а не перепечатывает

ИИ читает входящие документы, определяет их тип и переносит данные в учётную систему. Сомнительные поля помечает, и их проверяет человек.

Ответим в течение 1–2 рабочих дней. Первый созвон бесплатный.

Рис. 1 — Документы и ИИ, схема-пример
  • Работаем по договору
  • Доступы остаются у вас
  • Удалённо по всей России

Что входит в документооборот с ИИ

Подходит, если бухгалтерия часами перепечатывает счета и акты в 1С. Начинаем с одного процесса — например, со входящих счетов — и договариваемся о метрике: минуты на документ, доля ошибок.

  1. Распознавание сканов, фото и PDF

    Счета, акты, УПД, накладные, договоры.

  2. Сортировка входящих

    Определяем тип документа, контрагента и ответственного.

  3. Извлечение данных в 1С или таблицу

    Реквизиты, суммы, даты и позиции. Сомнительные поля помечаются, и их проверяет человек.

  4. Проверка договоров по вашему чек-листу

    Каких пунктов не хватает, чем договор отличается от шаблона.

  5. Типовые документы по шаблону

    Договоры, письма, коммерческие предложения. ИИ готовит черновик, сотрудник утверждает.

  6. Поиск по архиву обычными словами

    Например: «все допсоглашения с поставщиком за прошлый год».

Как проходит работа

Каждый шаг заканчивается результатом, который остаётся у вас.

  1. 01

    Заявка

    Вы описываете задачу своими словами, без технического задания.

    Вы получаете Ответ в течение 1–2 рабочих дней и варианты времени для созвона.

  2. 02

    Созвон

    Разбираемся в задаче и честно говорим, возьмёмся ли. Бесплатно.

    Вы получаете Понятный следующий шаг без обязательств.

  3. 03

    Аудит

    Изучаем, как сейчас устроена работа с документами. Доступы, где возможно, только на чтение. Для простых задач этот шаг короткий или не нужен.

    Вы получаете Отчёт с рисками и приоритетами.

  4. 04

    План и договор

    Согласуем объём работ и подписываем договор. NDA, если нужно.

    Вы получаете Список работ, сроки, стоимость и критерии приёмки.

  5. 05

    Внедрение

    Работаем по плану и держим вас в курсе. Изменения в рабочих системах вносим в согласованное время и с планом отката.

    Вы получаете Работающее решение, документацию, доступы и инструктаж сотрудников.

  6. 06

    Сопровождение

    По желанию: следим, обновляем, развиваем.

    Вы получаете Ежемесячный отчёт о состоянии и сделанных работах.

Форматы работы

Итог пилота — не презентация, а цифры на ваших данных. По ним вы и решаете, внедрять ли дальше.

ИИ-проект

Подходит, если

хотите проверить, сэкономит ли ИИ время на конкретном процессе.

Как устроено

Разбор процесса , затем пилот на ваших данных , затем замер результата , затем внедрение , затем поддержка. После каждого этапа вы решаете, продолжать ли.

Результат

Работающий прототип и цифры: сколько времени экономится и сколько ошибок остаётся.

Стоимость

Поэтапно: пилот оплачивается отдельно от внедрения.

Разовая задача

Подходит, если

есть конкретная проблема или задача с понятным результатом. Например: настроить подготовку договоров и писем по шаблону.

Как устроено

Оцениваем, до начала называем срок и стоимость, делаем, сдаём с описанием.

Результат

Работающее решение и короткий отчёт о том, что сделано и как это поддерживать.

Стоимость

Фиксированная или по часам — договариваемся до начала работ.

Вопросы и ответы

Наши документы уйдут в зарубежный ИИ-сервис?

Только если вы это прямо согласуете. По умолчанию предлагаем модели, которые работают на ваших серверах или в российских облаках. До начала пилота письменно описываем, какие данные куда передаются и где хранятся.

Какую модель ИИ вы используете?

Сравниваем несколько вариантов на ваших примерах: открытые модели на собственном сервере, российские облачные модели, другие сервисы, если они допустимы для ваших данных. Выбираем по качеству, цене и требованиям безопасности.

А если результат не устроит?

Критерии приёмки записываем до начала работ. Например: «счёт распознаётся без ручной правки в 9 случаях из 10». Если результат им не соответствует, порядок доработки закрепляем в договоре.

Можно проверить, что сделал ИИ?

Да. Записываем, что ИИ получил на вход, что ответил и кто подтвердил результат. Качество регулярно проверяем на контрольной выборке.

Сколько стоит внедрение ИИ в документооборот?

Зависит от объёма, поэтому прайса на сайте нет. После созвона называем фиксированную стоимость или оценку в часах, до начала работ. Стоимость оценки сообщим заранее.

Читать в блоге

Все статьи 

Расскажите, какие документы перепечатываете

Своими словами, без технического задания. Ответим в течение 1–2 рабочих дней, зададим уточняющие вопросы и предложим время для созвона.

Первый созвон бесплатный.